Ewidencja czasu pracy jest obowiązkiem każdego pracodawcy. Wynika on z Kodeksu Pracy i umożliwia, z jednej strony, poprawne naliczanie wynagrodzenia za pracę, z drugiej zaś – jest to dowód na przestrzeganie przez pracodawcę zasad dotyczących czasu pracy, w szczególności kwestii nadgodzin, urlopów i obowiązkowych przerw. W wielu przypadkach ewidencja czasu pracy prowadzona jest ręcznie – pracownik codziennie podpisuje listę obecności wraz z godzinami rozpoczęcia i zakończenia pracy. Coraz więcej firm decyduje się jednak na rezygnację z tej nieco staroświeckiej metody i postanawia wprowadzić elektroniczną ewidencję czasu pracy.
Jak działa elektroniczna ewidencja czasu pracy
Ewidencja czasu pracy w sposób elektroniczny prowadzona jest zazwyczaj przy użyciu specjalnych kart dotykowych, czytników i systemu komputerowego. Każdy pracownik otrzymuje dedykowaną kartę, którą przykłada do czytnika na rozpoczęcie i zakończenie dnia pracy. Czytniki pracodawca montuje w określonym miejscu, zwykle jest to wejście do budynku firmy lub do pomieszczenia, w którym zatrudniony jest pracownik. Dane dotyczące godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy natychmiast widocznie są w systemie komputerowym, do którego dostęp ma dział kadr, przełożony, a niekiedy i sam pracownik.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy – czy warto
Nowoczesne technologie mają swoją cenę. Nie inaczej jest w wypadku systemów do elektronicznej ewidencji czasu pracy. Dla małej firmy koszt takiego systemu może okazać się trudny do udźwignięcia, jednak każda średnia i duża firma powinna docenić jego zalety. Możemy do nich zaliczyć niezawodność, przejrzystość, wyeliminowanie pewnych nadużyć ze strony pracowników, a także możliwość sprzężenia elektronicznej ewidencji z systemem naliczania wynagrodzeń, co, zwłaszcza w dużej firmie, pozwala wyeliminować spory nakład pracy osób, które musiały wprowadzać i przeliczać wszystkie dane ręcznie. System komputerowy eliminuje ryzyko błędów ludzkich w tym procesie.
Trudno wskazać poważne wady systemu elektronicznej ewidencji czasu pracy. Można zaliczyć do nich awarie, spowodowane np. czasowym brakiem zasilania elektrycznego w zakładzie. W takim wypadku jednak można łatwo brakujące dane uzupełnić w systemie manualnie. Główną trudnością, z jaką muszą liczyć się przedsiębiorstwa, jest przełamanie oporu i niechęci pracowników, którzy mogą mieć poczucie, że pracodawca chce śledzić każdy ich krok, czy też sądzić, że np. nie będzie pozwalał wcześniej wyjść z pracy w razie życiowej potrzeby. Aby przezwyciężyć takie obawy, konieczne jest zorganizowanie szkoleń, opisujących obopólne korzyści, jakie system daje pracodawcy i pracownikom.
